هر آنچه که باید درباره اتوماسیون اداری بدانید

عنوان: هر آنچه که باید درباره اتوماسیون اداری بدانید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
فوائد راه اندازی اتوماسیون اداری
ویژگی و امکانات یک نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
چه کسب و کارهایی می توانند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند؟
نحوه سفارش و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ 

سیستم اتوماسیون یااداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد.

به طور کلی آنچه از آن به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری یاد می‌شود، مدل پیشرفته تر نرم افزار دبیرخانه است. در نرم افزارهای اتوماسیون اداری هدف مکانیزه و الکترونیک کردن مکاتبات اداری و سازمانی و به گردش انداختن فرم‌ها، نامه‌ها و مکاتبات اداری است.

همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری به دو نسخه تحت ویندوز و نسخه تحت وب تقسیم می شوند. و یکی از بهترین نرم افزار ها در بازار نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه می باشد.

فوائد راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری 

راه اندازی و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، مزایا و فوائد زیادی را برای کسب و کار شما به همراه دارد. افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها، صرفه جویی در زمان و مدیریت دقیق تر بر نحوه انجام کارها را میتوان برخی از فوائد نرم افزار اتوماسیون اداری بر شمارد.

امکان انجام فعالیت های اداری بدون محدودیت در زمان و مکان پرسنل
حذف کاغذ از چرخه امور اداری در سازمان و حفظ محیط زیست
امکان بایگانی الکترونیک و دسته بندی اسناد و مکاتبات اداری
افزایش سطح امنیت نگهداری اسناد و مکاتبات اداری
جستجوی سریع و دستیابی سریع به مکاتبات
امکان رهگیری سریع مکاتبات اداری و بررسی نقاط شکست
و...

ویژگی و امکانات یک نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار دبیرخانه تحت وب

مهم ترین قسمت یک نرم افزار اتوماسیون اداری بخش دبیرخانه الکترونیک آن می باشد. این بخش وظیفه کنترل و مدیریت ورودی و خروجی های اتوماسیون اداری را بر عهده دارد. در این بخش کلیه نامه های وارده، صادره و داخلی با جزئیات در دبیرخانه ثبت می شوند و پیوست های همراه آن با استفاده از اسکنر اسکن شده یا امکان نگهداری سایر فایل ها با پسونده های مختلف را دارد.

همچنین نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال با انواع اسکنرها و چاپگرها را دارد. و یکی از بهترین نرم افزارها در ایران نرم افزار دبیرخانه یگانه می باشد.

اتوماسیون اداری تحت وب (Web base) 

امروزه کمتر سیستمی پیدا می شود که تحت وب نباشد. شیوع کرونا و دورکاری کارکنان هم از عواملی هستند که تمایل سازمان ها را به استفاده از سیستم های تحت وب Web Base بیشتر کرده است. از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی نیز برای مدیریت مکاتبات و نامه های سازمانی خود از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می نمایند.

اتوماسیون اداری های تحت وب علاوه بر دردسترس بودن در هر زمان و مکانی قابلیت استفاده بر روی سایر دستگاه ها(تلفن هوشمند، تبلت و...) را برای کاربران فراهم می کند.

فرم ساز پویا و قوی

هر کسب و کاری به جز نامه های دریافتی و ارسالی مستندات دیگری را نیز دارد. این مستندات اکثرا در قالب فرم های سازمانی می باشند.(فرم مرخصی، فرم سفارش و...) براین اساس نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از امکان فرم سازبه کمک کسب و کارها می آید تا بتوانند فرم های سازمانی خود را تعریف نمایند و در نهایت به گردش بیاندازند.

تقویم کاری و مدیریت جلسات

هماهنگی ملاقات ها و جلسات کاری و پیگیری و ثبت ونگهداری صورتجلسات برگزار شده و همچنین اطلاع رسانی این صورتجلسات به سایر اعضاء حاضر در جلسه از ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

بایگانی الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات، دسترسی به اسناد سخت می شود. بنابراین در نرم افزار اتوماسیون برای دسته بندی و بایگانی مکاتبات و مستندات در سازمان از بایگانی الکترونیک استفاده می شود.

مدیریت اتباط با فکس و ایمیل

یکی از ویژگی های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری مکانیزه کردن نامه های دریافتی و ارسالی از طریق فکس و ایمیل می باشد و همچنین کنترل و مدیریت فکس و ایمیل ها از جمله انتظارات یک سیستم اتوماسیون اداری می باشد.

اهمیت این امکان از آنجایی است که بسیاری از مکاتبات مهم و اسناد و مدارک از طریق فکس ایمیل های سازمانی ارسال و دریافت می شوند.

جستجو و گزارشگیری هوشمند

با توجه به حجم بالای مکاتبات اداری که در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت و نگهداری می شوند باید از سیستم مناسبی برای جستجو و بازیابی مکاتبات استفاده نمود. در اتوماسیون های اداری قابلیت های مختلفی برای بازیابی و جستجو وجود دارد که به شما گزارشات متنوعی را در قالب های گرافیکی ارائه میدهد و همچنین امکان خروجی گرفتن از این گزارش ها نیز فراهم است.

تعیین سطح دسترسی کاربران

در نرم افزار های اتوماسیون اداری برای جلوگیری از نشت اطلاعات از امکانی به نام تعیین سطح دسترسی برای کاربران استفاده می شود. این ویژگی به صاحبان کسب و کار امکان می دهد که بتوانند کاربران سیستم را در دسترسی به قابلیت های سیستم یا نامه های خاصی از سیستم محدود کنند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟ 

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری سیستمی است که بتواند به مشتریان خود بهترین و باکیفیت ترین خدمات پشتیبانی را ارئه نماید. یک اتوماسیون اداری بدون ارائه خدمات پشتیبانی قوی(نصب، آموزش، راه اندازی) ارزش خاصی ندارد و عملیاتی نمودن آن بدون تیم پشتیبانی پاسخگو سخت می باشد.

چه کسب و کارهایی می توانند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند؟

کسب و کارهایی که در طول روز مکاتبات اداری درون سازمانی یا برون سازمانی دارند می توانند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده نمایند. برای مثال:

ادارات و سازمان های دولتی
شرکت های خصوصی
شرکت های مهندسی مشاور، فنی و پیمانکار
شرکت های بازرگانی
دانشگاه ها و موسسات آموزشی
و...

نحوه سفارش و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

جهت خرید یا دریافت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری می توانید وارد وب سایت https://yeganehsoft.com  شوید و روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید. یا با شماره 22466748و22469490 – 021 تماس بگیرید و درخواست مشاوره و دمو نمایید.